10 sätt att maxa din produktivitet

22 april, 2019

Det höga tempot ihop med det enormt stora informationsflödet i dagens samhälle, skapar både möjligheter och begränsningar. Inte sällan känner vi att stress ackumuleras, när varje individ förväntas leverera mer per tidsenhet, samtidigt som våra egna krav höjs därtill. För att tackla detta, tillägnar jag detta inlägg åt att prata om produktivitet, som inte minst kan ge värdefulla verktyg till att motverka stress. Överlag berörs produktivitet och time management alldeles för sällan (om ens alls) i den svenska utbildningen.👩🏻‍💻💭

Tekniktips

Investera i teknikprylar 💻📱
Skaffa en bra dator som både har acceptabel batteritid (8-10h) och tillräckligt stort diskutrymme. Att behöva oroa sig över att batteriet snart är slut under en föreläsning, eller att behöva skaffa en extern hårddisk pga för lite minne, är inte smidigt i längden och hindrar din produktivitet samt skapar onödigt stress.
Skaffa molntjänster ☁(t.ex. OneDrive, Google Drive, Dropbox)
Som KI-student ges gratis tillgång till OneDrive med 1 024 GB lagringsutrymme (!!!). Nackdelen är att du behöver internet och att dina filer finns tillgängliga online, vilket kan upplevas som osäkert. Men fördelarna med molntjänster är oändligt många. Dina filer blir tillgängliga över alla enheter som har tillgång till molntjänsten och internet. Dina filer är samlade på en och samma plats och uppdateras när du ändrar de på en plats.
Skapa backup 💾
Lär dig SÄKERHETSKOPIERA. Nuförtiden finns oftast autosave-funktion, men det förhindrar inte risken att något raderas eller försvinner. Jag brukar därför alltid spara en kopia av filen, döpa om den till olika versionnamn om det gäller något som är work-in-progress, och/eller lagra kopian på en extern hårddisk. På så sätt, slipper du onödigt omarbete om du råkar tappa bort/radera filen.
Stäng av mobil/notifikationer 📲
Minimera distraktioner som stör ditt fokus.
Monitorera din tidsåtgång ⏳
Viktigt! Du kan endast förbättra din produktivitet om du vet vart din befintliga tid går åt. Det finns idag mängder med appar som kan hålla koll på vad du lägger ned tid på. Vissa telefoner har dessutom en inbyggd funktion, där du både kan se och styra över vilka appar du spenderar tid på. På sistone har jag börjat använda Toggl, vilket är en gratisapp, kompatibel för mobiler, Windows- och Mac-datorer. Den synkas över alla dina enheter och ger statistik över den tid du spenderat på olika uppgifter. Det enda du behöver göra är att trycka på start och stopp när du utfört en uppgift. Dessutom kan du ställa in så att tidsräkningen startar automatiskt för specifikt angivna hemsidor. Pomodoro-timern (läs om Pomodoro-studietekniken) finns också.

Övriga tips

Sätt deadline ⚠
En RIMLIG deadline för en uppgift driver arbetet framåt, ger ökad effektivitet och fokus, och minskar risken för prokastinering.
Skapa To-do-list och Done-list 📝✅
Inled dagen med att sätta upp mål, genom att bl.a. lista de uppgifter du vill slutföra. Avsluta sedan dagen med en lista över det du avklarade, för att boosta dig själv inför kommande dag.
Pomodoro studieteknik 🍅
Bygger på att du fokuserar intensivt på EN uppgift (dvs. undvik multitasking) under 25 min, för att sedan pausa arbetet under 5 min. Och så repeterar man detta 4 gånger, varpå en längre paus tas (typ 15 min). Kan inte nog betona ordet PAUS; viktigt för både stressreduktion och ökad effektivitet.
Viktigaste uppgiften först ❗
Tillägna början på dagen, när hjärnan och koncentrationsförmågan är på topp, åt att avverka de viktigaste uppgifterna. Detta kan verka självklart, men oftast lockas många till de enklaste uppgifterna i stället.
Organisera och rensa 🗑🗄🗂- Gäller både din fysiska omgivning och mobilen/datorn. Rensa, sortera och kategorisera din tillvaro. Skapa mappar, album, rensa din e-post, avprenumerera från olika mejllistor (alt. skaffa flera e-postadresser, men behåll 1 e-post för viktiga mejl från jobb/skola/familj och vänner), och döp filer till relevanta filnamn som underlättar när du söker efter dem senare. Rekommenderar starkt att du läser Marie Kondos bok Konsten att städa: förändra ditt liv med ett organiserat hem, om organisering i hemmet, resonemangen bakom en organiserad tillvaro och dess påverkan på din produktivititet i långa loppet.