Mer kunskap om pandemins effekter för arbetsmiljön ger större möjlighet att agera

Published: 2020-09-25

English version below

KI:s verksamhet präglas fortfarande till stor del av den pågående pandemin. Det betyder bland annat att många av våra medarbetare arbetar på distans och att en hel del av undervisningen sker digitalt. Det är min bedömning att vi överlag sköter det här väldigt bra. Vi följer rekommendationer, håller avstånd när vi vistas på campus och ser till att ta ansvar.

Samtidigt måste vi vara uppmärksamma på vilka effekter den här extraordinära tiden vi lever i kan föra med sig på sikt. Vad innebär det att arbeta eller studera i hemmiljö dag efter dag? Hur påverkas vårt psykosociala välbefinnande när vi inte träffar arbets- eller studiekamrater i samma utsträckning, umgås som normalt över en fika eller stöter ihop och småpratar i korridoren?

När jag häromveckan hälsade studenterna välkomna till en ny termin, vilket jag symptomatiskt gjorde via digital kanal, tog jag upp just detta; vikten av att fysisk distansering inte får leda till social distansering. I den rådande situationen blir det viktigare än vanligt att vi faktiskt ser, söker upp och bryr oss om varandra – hör av oss, kollar läget. I vanliga fall när vi träffas dagligen, umgås och upprätthåller kontakter på ett naturligt sätt via jobb eller utbildning, får vi närmast utan att reflektera över det vår dagliga dos av nödvändig social samvaro. Plötsligt har detta förändrats för många och denna ofrivilliga och påtvingade isolering kan innebära negativa konsekvenser på flera sätt för den enskilda människan.

För mig är universitet lika med gemenskap och vårt gemensamma mål måste vara att ingen på KI ska lämnas utanför.

Förhoppningsvis sista

När jag höll mitt välkomsttal för några veckor sedan så sa jag bland annat att under mina elva år som universitetsrektor – först i Oslo och nu på Karolinska Institutet – var detta den första, och förhoppningsvis den sista, gången vi håller en helt digital introduktionsdag. Digitaliseringen är här för att stanna och pandemin har garanterat fått oss att tänka mer digitalt, men riktiga möten mellan människor blir inte mindre viktiga för det.

KI kommer på olika sätt följa upp både den psykiska och fysiska hälsan hos medarbetare och studenter framöver, både vad gäller ökad distansering och isolering, men också effekterna av att vi nu långsamt återöppnar viss campusförlagd undervisning. Bland annat presenterades häromdagen en särskild forskningsstudie, där alla studenter och lärare på KI bjuds in för att delta. Läs mer om projektet på vår webbplats.

HR Puls

Nu lanseras också HR Puls som en del av en digital satsning som vi genomför på KI. HR Puls är ett verktyg i det systematiska arbetsmiljöarbetet och ett komplement till den ordinarie medarbetarundersökning som KI gör bland medarbetarna. I HR-Puls kan institutionerna/motsvarande själva skicka enkäter till sina medarbetare och styra vilka frågor som ska ställas, när de ska skickas ut och vilken del av organisationen som ska få ta del av enkäterna. Totalt handlar det om 14 olika enkäter, med olika teman som kretsar kring arbetsmiljö, hälsa, arbetsbelastning, trivsel och liknande. Enkäterna finns tillgängliga för institutionerna från och med 1 oktober. Läs gärna mer om HR Puls på Medarbetarportalen.

Det är min förhoppning att vi nu tillsammans tar tillvara på möjligheterna att få en bild av hur vi faktiskt mår och hur vi klarar de extra belastningar som pandemin leder till för många av oss. Genom denna kunskap kan vi i universitets- och institutionsledningarna gemensamt ta fram, prioritera och justera insatser som vi ser kan behövas.

Alla har ansvar

Vi har alla ett ansvar för att skapa trygga campus, minimera smittspridningen och undvika negativa konsekvenser av pandemin. Rekommendationer, tips och anvisningar om var man få stöd och hjälp finns alltid att läsa på vår webbplats: Information till medarbetare och studenter om covid-19. Ta för vana att gå in där regelbundet, informationen uppdateras allteftersom kunskapsläget förändras.

I detta sammanhang kan jag nämna att KI också generellt ser över hur pandemin har påverkat våra medarbetares arbetssituation, bland annat avseende utveckling av teknik och arbetssätt. Vi behöver ta tillvara det vi har lärt oss och använda det till att utveckla en flexibel och effektiv framtida arbetsplats för våra medarbetare, där vi ligger i frontlinjen för att vara en modern, attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare. Det är ett annat väsentligt perspektiv som vi behöver förhålla oss till.

Ps. KI bedriver flera forskningsstudier som behandlar frågor som rör psykisk ohälsa relaterad till covid-19 och till pandemin, bland annat ett par som är finansierade via EU.  På den här sidan kan du läsa om ett av dessa projekt. Mer information om KI:s forskning kring coronapandemin kan hittas här.

 

Knowledge about the pandemic’s effects on the work environment provides opportunities to act

KI’s operations are still affected by the ongoing pandemic. Many of our employees are working remotely and much of our teaching is taking place digitally. My assessment is that we are generally handling these changes very well. We follow recommendations, keep our distance on campus, and take personal responsibility.

At the same time, we must be aware of the effects that these extraordinary circumstances may have in the long run. What does it mean to work or study at home day after day? How is our psychosocial well-being affected when we do not see our colleagues or fellow students to the same extent, socialize over a coffee break, or bump into each other and chat in the hallway?

When I recently extended a digital welcome to our new students I brought up this very topic – the importance of keeping physical distance without distancing ourselves socially. During these challenging times, it is more important than ever that we actually see, seek out and care for each other – get in touch, check in with one another. Under normal circumstances when we meet daily, socialize and naturally maintain contact through work or education, we get our daily dose of social interaction without even thinking about it. For many this has suddenly changed, and this involuntary and forced isolation can have numerous negative consequences.

Thus, it is imperative that we see to it that everyone is included even in these most difficult of times. This is a responsibility we all share.

Hopefully the last

When I gave my welcome speech a few weeks ago, I told our students that, during my eleven years as a university president – first in Oslo and now at Karolinska Institutet – this was the first time, and hopefully the last, that we need to resort to a digital welcome. Digitization is here to stay, but that does not make face-to-face encounters any less important.

KI will follow up in various ways to safeguard the mental and physical health of employees and students. A research study was presented the other day in which all KI students and teachers are invited to participate. Read more about the project on our website.

HR Pulse

KI is also launching HR Pulse as part of a new digital investment. HR Pulse is a tool within KI’s systematic work environment initiatives and a complement to the regular employee survey that KI conducts. In HR Pulse, each department or equivalent unit may send questionnaires to their employees and decide which questions to ask, when to send them, and which parts of the organization will complete them. There are 14 different surveys in total with different themes that revolve around the work environment, health, workload, well-being and similar topics. The questionnaires will be available to all departments as of 1 October. You can read more about HR Pulse on the Staff Portal.

It is my hope that together we take advantage of these opportunities to get a clear picture of how we are coping with the extra burdens the pandemic has imposed on us. Armed with the insight we get, we will be able to develop, prioritize and adjust initiatives according to need.

Everyone has a responsibility

We all have a responsibility to create a safe campus, minimize the spread of infection, and avoid the negative consequences of the pandemic. Recommendations, tips and instructions on how and where to get support and help can always be found on our website: Information for staff and students regarding Covid-19. Get into the habit of reviewing this webpage regularly; the information is updated on a regular basis.

We continually monitor how the pandemic affects our employees’ work situation. We need to take advantage of what we have learned with the aim of developing a flexible and efficient future workplace for our employees.

P.S. KI is conducting several research studies on mental health issues related to Covid-19. Two seminal studies are funded by the EU. On this page (in Swedish) you can read about one of these projects. More information about KI’s corona virus research can be found here.

0 comments

Related posts