English version below

Det har varit en lång resa – från planering och byggstart, anslutningen till Bioclinicum och öppet hus. Nu kan vi äntligen se fram emot invigningen och firandet den 30 november. Det är en historisk händelse, men också en historisk investering för Karolinska Institutet – och absolut nödvändigt. Om vi ​​vill att KI fortsätter att leverera utbildning och forskning i världsklass måste vi se till att KI:s infrastruktur och lokaler moderniseras och anpassas till nuvarande och framtida behov. Vi måste också ge anställda, forskare och studenter en säker och god arbetsmiljö.

Denna investering är kostsam och betalas genom hyra. Detta är oundvikligt. Under 2015-16 genomfördes en intern utredning om hur systemet med interna hyror kunde utvecklas på ett rättvist sätt. Ett system baserat på differentierade hyreskostnader genomfördes fullt ut i år. Förflyttningen till nya lokaler, med den medföljande förändringen i hyran, har emellertid orsakat problem såväl på KI:s campus Solna som på campus Flemingsberg. Vi har också en del tomma utrymmen som driver upp den totala kostnaden för universitetet och som vi behöver hitta en ekonomisk lösning för.

Mildra negativa konsekvenser

Därför beslutade konsistoriet, på förslag från mig, i oktober att mildra några av de negativa konsekvenserna, underlätta övergången och ge bättre ekonomiska förutsättningar för det kommande verksamhetsåret.

Enligt den ursprungliga planen skulle hyrorna ha ökats med 100 kronor per kvadratmeter 2019, men de kommer att förbli på samma nivå som 2018. Vi har också ändrat systemet så att alla gemensamma utrymmen, oavsett om de ligger nära laboratorier eller någon annanstans, nu har en faktor på 1,0. Det betyder lägre hyresnivå för grupper verksamma i våra laboratorielokaler. Dessutom har jag beslutat att centralt täcka kostnaderna för vissa gemensamma områden i Biomedicum, ANA 8 och NEO år 2019 (till exempel FM-arealen i Biomedicum plan 2). Även kostnaden för de tomma lokaler som kan delas upp för uthyrning till externa intressenter kommer att täckas. Dessutom kommer de gemensamma utrymmena på plan 10 i Biomedicum att bli tillgängliga för alla på KI och därför finansieras med centrala medel år 2019.

Långsiktig struktur

Sammantaget innebär detta att kostnadspressen för våra verksamheter kommer att underlätta något redan från början av nästa år. KI måste ha en långsiktig hållbar struktur för rimliga och rättvisa kostnadsnivåer för lokaler, logistik och infrastruktur. De outhyrda ytorna är relativt stora och jag hoppas att det snart som möjligt kommer nya hyresgäster här. Vi kan inte bära dessa kostnader på lång sikt.

De beslut som nu är fattade gäller 2019 och innebär ett stort ingrepp i de centrala medel som finns på KI. Vi vill med detta underlätta övergången till de nya lokalerna och de nya faciliteter som finns på KI, som är en stor satsning inför framtiden. Det måste dock likväl erinras om att vad vi än gör så är hyreshöjningar inför 2020 nödvändiga. Omfattningen av dessa vet vi ännu inte, och de ska klarläggas under första delen av 2019 så att de är kända, men de måste likväl komma.

Vi har utsett en arbetsgrupp som ska arbeta med att lösa frågan om tomma utrymmen. Gruppen ska bland annat titta på KI:s totala ytor, potentiella hyresgäster och vilka andra hyresavtal på campus som kan avbrytas före planerade slutdatum och som kan leda till en minskning av den totala hyreskostnaden för KI. Vi har kontakt med SLL för att undersöka möjligheterna att hyra ut lokaler till landstinget. Vi träffar regelbundet Akademiska hus för att undersöka olika möjligheter till lägre kostnader. Vi undersöker också möjligheten att hyra vissa lokaler till företag.

Det finns mer; Konsistoriet har gett mig i uppdrag att granska KI: s interna hyresmodell. Detta arbete kommer att påbörjas så snart som möjligt och förhoppningsvis vara klart senast till påsk 2019.

Samma villkor

Det är min ambition att den kommande översynen ytterligare ska förbättra kostnadsstrukturen. Utgångspunkten är att villkoren ska vara desamma, vare sig man befinner sig i Flemingsberg eller Solna. Det är också fullt rimligt att vi totalt sätt måste betala något mer för uppdaterade och moderna lokaler som ger en säkrare och bättre arbetsmiljö och som är funktionellt utformade för dagens forskning och utbildning.

Det är också bra att känna till att de ovan beskrivna ändringarna och justeringarna görs utöver de investeringar som redan har täckts med centrala medel:

• 20 miljoner kronor per år till en experimentell forskningsfond (beslut 2018)
• 15,4 miljoner kronor för att täcka uthyrda gemensamma utrymmen (2017)
• 44,7 miljoner kronor för att täcka kostnader för infrastruktur och utrustning (2017)

Slutligen; Det är viktigt att komma ihåg varför KI började den här moderniseringsprocessen och vilka resultat vi hoppas uppnå. Biomedicum kommer att bli en central katalysator för banbrytande forskning:

• Ett centrum för världsklassvetenskap och ny teknik som syftar till att lösa grundläggande biomedicinska frågor och förbättra människors hälsa
• En plattform som underlättar interaktioner, samarbeten och delning av erfarenheter, idéer och teknik över vetenskapliga gränser
• En rik och dynamisk vetenskaplig miljö med en flexibel organisation och kostnadseffektiv administration

Utmanande

Förändringar kan vara svåra.

Att flytta experimentell forskning från fem avdelningar i flera byggnader och integrera dem under ett tak är utmanande. Nu är det viktigt att vi fortsätter att fokusera på våra mål och fortsätter att satsa på det här moderniseringsprojektet. Projektet Biomedicum handlar primärt om människorna, forskningen och den utbildning som genomförs här.

Biomedicum: A center for world class research and for its researchers

It has been a long journey. Now we can finally look forward to the inauguration of Biomedicum on November 30. The inauguration will celebrate one of the most significant investments ever made by Karolinska Institutet. KI´s investments in new buildings are warranted. Thus, world-class education and research depend on a good working environment and on a modern infrastructure that is adapted to current and future needs.

Expenses incurred must be covered through rental costs. This is inevitable. A system based on differentiated rental costs was fully implemented this year. The relocation to new premises, with the accompanying change in rent, has strained the economy of research groups at Solna as well as Flemingsberg. Parts of the new buildings stay empty – this drives up the total cost for the university and is an issue that must be duly attended to.

Ease the transition

On this backdrop and on my initiative, the university board decided in October to mitigate some of the negative consequences, ease the transition and improve economic conditions for the coming fiscal year.

According to the original plan, rents would have been raised by 100 SEK per square meter 2019, but consequent to the board’s decision rents will now remain at the 2018 level. We have also changed the system so that all common spaces, whether located near laboratories or elsewhere, will now be given a factor of 1.0. This means lower rents for many. In addition, I have decided to centrally cover the costs of certain common areas in Biomedicum, ANA 8 and NEO in 2019 (for example the Facility Management area in Biomedicum level 2). Even the costs of the empty premises that can be partitioned off for rental to external stakeholders, will be covered. Furthermore, the 10th floor in Biomedicum is being reclassified as “President’s Space”. It will be available to everyone at KI and will be financed centrally in 2019.

All in all, this means that the cost pressure will ease somewhat already from the beginning of next year.

These decisions are for 2019 and will draw on a substantial proportion of the central funds available at KI. This is justified by the fact that the new infrastructure – at Solna as well as at Flemingsberg – represents major investments for the future. However, it must be remembered that whatever we do, rental costs will increase in 2020. We do not yet know to what extent as this will be clarified during the first part of 2019.

Long-term perspectives

KI must have a long-term plan for reasonable and fair cost levels for premises, logistics and infrastructure. The rented premises that now stand empty must find suitable tenants. We are not able to carry these additional costs in the long run.

We have appointed a working group that is tasked to fill the empty spaces. This group will also seek to identify rental contracts that can be cancelled in advance of their scheduled end dates so as to decrease the total rental cost for KI. We are in contact with SLL to investigate possibilities for hiring out premises to them. We have also scheduled regular meetings with Akademiska hus to investigate possibilities for lowering the costs. They are open for collaboration.

Karolinska Institutet’s University Board has asked me to review KI’s internal rental model. This work will begin as soon as possible and will hopefully be completed by Easter next year.

Same conditions

It is my ambition that the forthcoming review will further improve today’s cost structure. This structure should be the same for Flemingsberg as for Solna.

The above changes in rental costs come on the top of previous investments in the new infrastructure for experimental research:

• 20 million crowns per year for an experimental research fund (decision made in 2018)
• 15,4 million crowns to cover un-rented common areas (2017)
• 44,7 million crowns to cover equipment and related costs (2017)

These investments duly emphasize the strategic importance of the new buildings.

At Solna, Biomedicum will catalyze groundbreaking biomedical science aimed at improving human health. Biomedicum is poised to develop into:

• A center for world class science and cutting edge technology aiming at solving fundamental biomedical questions
• A platform that facilitates interactions, collaborations and sharing of experiences, ideas and technologies across scientific borders
• A rich and dynamic scientific environment with a flexible organization and a cost-effective administration

Difficult

I know change can be difficult.

In the case of Biomedicum, the move of experimental research from five departments into one building has proved challenging. There are issues concerning working environment and accessibility, communication and costs. However, I am confident that there will be substantial gains in the long run. We must not let these prospective gains be eclipsed by present-day glitches.